Hoe kan ik een videoconferentie organiseren met externen?

Personen van buiten de KU Leuven, of diegenen van binnen de KU Leuven die geen Lync gebruiken, kunnen deelnemen aan een videoconferentie via een onlinevergaderingen.

Plannen van een onlinevergadering

U kunt een onlinevergadering plannen in Microsoft Outlook door gebruik te maken van de invoegtoepassing voor onlinevergaderingen voor Microsoft Lync. De invoegtoepassing voor onlinevergaderingen voor Lync wordt automatisch geïnstalleerd bij de installatie van Lync.

1. Klik in de Agenda (Calendar) van Outlook, op het tabblad Start op Nieuwe Skype vergadering (New Skype Meeting). Selecteer in het hoofdvenster van Lync de contactpersonen die u wilt uitnodigen. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde contactpersonen en klik op Een vergadering plannen (Schedule a Meeting). Klik in het vergaderverzoek in Outlook op de knop Onlinevergadering (Online Meeting).
   
   
   
    

2. Voer de namen in van de deelnemers in het vakje Aan (To) als u via Outlook de vergadering plant.
   Plant u de vergadering vanuit Lync, dan zijn de namen reeds ingevuld.
   Typ het onderwerp, bepaal de locatie, stel begin-en eindtijd in. In de hoofdtekst van het vergaderverzoek kunt u meer info over de vergadering typen.
   Let op: wijzig niets aan de bestaande tekst.
    

3. Via de knop Planningsassistent (Scheduling Assistant) kunt u nagaan of iedereen beschikbaar is op het door u gekozen tijdstip.
    

4. Via de knop Opties voor vergadering (Meeting Options) kunt u de opties wijzigen.
   De standaardopties voor onlinevergaderingen zijn het meest geschikt voor kleine telefonische vergaderingen of samenwerkingssessies met personen binnen uw organisatie. Als u een onlinevergadering plant met personen buiten uw organisatie of meer dan 40 personen wilt uitnodigen, kunt u opties bepalen zoals wie er moet wachten in de lobby (online wachtruimte) alvorens te worden toegelaten tot de vergadering en wie er de bevoegdheden van presentator krijgt.

5. Klik op de knop Verzenden (Send).

Deelnemen vanaf een computer

Niet-Lync gebruikers kunnen via de uitnodiging deelnemen aan de vergadering.

Wanneer externen of niet-Lync deelnemers op de link klikken in je vergaderverzoek zal Lync Web App gebruikt worden. Er moet een kleine Plug-In geïnstalleerd worden om gebruik te kunnen maken van audio en video. Een handleiding voor externe deelnemers is beschikbaar op skypevoorbedrijven deelnemen als externe onlinevergadering

Deelnemen per telefoon aan een onlinevergadering

Voor meer informatie omtrent het deelnemen aan een onlinevergadering per telefoon kan je kijken in de handleiding omtrent online vergaderen op de handleiding pagina.

Welke randapparatuur is er beschikbaar voor audio en video?

Er is een volledig overzicht beschikbaar op volgende pagina: https://www.kuleuven.be/personeel/online-interactie/systemen