Het gebruik van universitaire lokalen en infrastructuur voor niet-curriculaire evenementen

Welke zijn de algemene principes?

• De KU Leuven beschikt over een gevarieerd aanbod van lokalen, auditoria, zalen, colleges, aula's ... met diverse audiovisuele apparatuur. Deze kunnen onder bepaalde voorwaarden ter beschikking gesteld worden voor niet-curriculaire activiteiten. In functie van de aard van de activiteiten wordt hiervoor een vergoeding aangerekend.
• De KU Leuven stelt in haar traditie van openheid haar infrastructuur graag ter beschikking voor een zo breed mogelijke waaier van maatschappelijke activiteiten. Een toelating tot gebruik impliceert echter niet dat de KU Leuven zich daardoor zou akkoord verklaren met het gedachtegoed en/of strekking die de aanvrager of de aanvragende instantie vertegenwoordigt.  Van de gebruikers wordt verwacht dat zij zich tijdens het gebruik houden aan de regels van goed beheer en goed fatsoen en dat ze zich onthouden van alles wat afbreuk doet aan de eerbied voor de menselijke persoon.

Wat zijn de basisregels?

Wie een lokaal reserveert, gaat akkoord met de volgende basisregels:

• het is duidelijk wie de verantwoordelijke organisator is;
• de organisator moet beschikbaar zijn voor contactname;
• op geen enkele manier mag de indruk worden gewekt dat wat georganiseerd wordt een evenement is van KU Leuven;
• te allen tijde moet de fysieke veiligheid van alle deelnemers worden gegarandeerd;
• geweld of verhindering van normale campusactiviteiten is uitgesloten;
• het evenement moet respectvol verlopen;
• de wet mag niet worden overtreden, inclusief het verbod op uitingsmisdrijven zoals bedreigingen, seksisme, racisme, en het ontkennen van de door wet bepaalde genocides. 
  • Lees in dit kader ook de opdrachtverklaring van de KU Leuven en het charter voor inclusie.

Let op!

Evenementen worden bij voorkeur georganiseerd tijdens de lesvrije periodes en vakantieweken. Uitzonderingen hierop kunnen enkel worden toegekend na een escallatieprocedure met betrokkenheid van faculteits- en groepsbesturen. Aanvragen worden ingediend via de dienst Lokalenreservering.

Opgelet: Om poollokalen te reserveren voor curriculaire activiteiten (lessen, inhaallessen, oefeningen, monitoraten, examens) moet men zich wenden tot de verantwoordelijke van de faculteit. Voor doctoraatsverdedigingen neemt men contact op met de dienst Lokalenreservering.

Hoe kan ik een lokaal met bijhorende infrastructuur reserveren?

Werkwijze:

1. Raadpleeg eerst het overzicht van beschikbare lokalen. In dit overzicht vindt u alle mogelijke aula's, auditoria, seminarielokalen, inkomhallen, terreinen e.d., die aan de KU Leuven centraal ter beschikking gesteld worden.
   Tevens vindt u hier de aanwezige infrastructuur en de geldende vergoedingen. Uit deze lijsten kan u een geschikt lokaal kiezen. 
   Opmerking: Onderstaande lokalen en terreinen zijn niet opgenomen in dit overzicht.   Voor deze lokalen of infrastructuur wendt u zich tot de aangeduide personen of diensten:

   Computerlokalen ICTS	Directie ICTS
   Lokalen Faculty Club	Faculty Club
   Lokalen en terreinen Sportcentrum	Secretariaat Universitair Sportcentrum

2. Raadpleeg ook steeds de algemene voorwaarden die gesteld worden bij het ter beschikking stellen van universitaire lokalen en infrastructuur. Er worden geen lessen verschoven voor niet-curriculaire evenementen tenzij bij beslissing van het Gemeenschappelijk Bureau.
3. Neem contact op met de Dienst Lokalenreservering en evenementen voor meer informatie omtrent de beschikbaarheid van de lokalen.
4. Reserveringen moeten minstens 15 werkdagen op voorhand worden aangevraagd. 
5. Om een reservering te maken, vult u het aanvraagformulier in. De Dienst Lokalenreservering en evenementen neemt contact op met de vicerector die al dan niet toelating geeft voor de activiteit.
6. Bij reservering geeft u steeds op hoeveel aanwezigen u verwacht. Indien u een activiteit organiseert die onderworpen is aan het Politiereglement op de HORECA (receptie, activiteit met verkoop van dranken - ook niet alcoholische- fuif, galabal, kofiepauze,... ) kan dit enkel in lokalen die erkend zijn als permanente of occasionele drankslijterij (dit wordt vermeld in het overzicht van beschikbare lokalen). U moet dit vermelden bij de reservering. Indien het lokaal niet erkend is als permanente of occasionele drankslijterij wordt vooraf aan de Preventiedienst VRM advies gevraagd.
7. Bij het aanvragen van een optie wordt een verloopdatum ingesteld die automatisch vervalt na de verloopdatum.
8. De infrastructuur (technische uitrusting) die u wenst te gebruiken moet STEEDS op het aanvraagformulier ingevuld worden.
9. Een reservering is pas definitief NA schriftelijke bevestiging door de Dienst Lokalenreservering en evenementen . Nadien ontvangt u een factuur.
10. Bent u een personeelslid, student of alumnus, dan kunt u uw activiteit aankondigen via de Agenda KU Leuven.

Aanvragen van audiovisuele apparatuur:

De audiovisuele apparatuur die standaard aanwezig is in de auditoria kan ook gebruikt worden voor extra-curriculaire events. Indien u vragen heeft over het gebruik  kan u deze stellen aan de werkplaats Audiovisuele Technieken.

Wenst u ook gebruik te maken van regie- of projectiecabine dan bent u verplicht om beroep te doen op het raamcontract Audiovisuele ondersteuning waar u ook bijkomende AV apparatuur kan huren. In overleg met deze externe firma en eventueel de Eenheid Didactische Uitrusting wordt nagegaan welke ondersteuning wenselijk is voor de betreffende activiteit.

Een aanvraag kan u doen via dit invulformulier. Een offerte wordt u dan per mail toegestuurd.

Studentenkringen en verenigingen die verbonden zijn aan Dienst Cultuur van de KU Leuven die gebruik willen maken van de regiecabine moeten beschikken over een opgeleide persoon. Enkel na het volgen van deze opleiding krijgt deze persoon toegang tot de regiecabine. De opleidingen worden tweemaal per jaar georganiseerd in één van de grote auditoria (PDS, Vesalius, CAG). Neem hiervoor contact op met Dienst Cultuur.

Welke zijn de vergoedingen en bijhorende criteria?

Vergoedingen

• Rekening houdend met de uitgewerkte criteria berekent de Dienst Lokalenreservering en Evenementen de verschuldigde vergoeding.
• Bij de criteria wordt onderscheid gemaakt naargelang de aanvrager en de aard van de activiteit.
• U vindt de verschillende vergoedingen per lokaal terug in het overzicht beschikbare lokalen.
• De te betalen vergoeding is de som van volgende rubrieken:
  • huur (tarief1, tarief2): terbeschikkingstelling van het lokaal met de aanwezige infrastructuur (=naakte huur)
  • basisdienstverlening: omvat de kosten voor
    • energiegebruik : verwarming, elektriciteit en water
    • schoonmaak vóór aanvang van de activiteit
    • openen en sluiten van gebouw en lokaal
    • gebruik van aanwezige didactische apparatuur
    • afvalophaling met uitzondering van risicofractie
  • facilitaire dienstverlening
    • uitleengoederen
    • extra facilitaire dienstverlening
  • AV-ondersteuning

Criteria

De criteria die gehanteerd worden bij het vastleggen van de vergoedingen worden gespecificeerd in de overzichtstabel aanrekenen van kosten ruimtegebruik en facilitaire dienstverlening:

• De organisator is student aan de KU Leuven
• Anderen

De overheadregeling versus aanrekening van PAV-activiteiten, wetenschappelijke congressen, studiedagen, symposia...

Met de overheadregeling werd een veralgemeende heffing van overhead ingevoerd op alle (externe) inkomsten. Bijgevolg ook op de inkomsten verbonden aan PAV-activiteiten, wetenschappelijke congressen, studiedagen, symposia...

Voor dergelijke activiteiten is het gebruik van lokalen dan ook gratis. Dit geldt trouwens ook wanneer deze activiteit:

• ofwel vrijgesteld wordt van overhead-heffing (bij beslissing van de overheadcommissie)
• ofwel geen overhead oplevert omdat er geen inkomsten zijn

Voorgaande geldt vanzelfsprekend alleen als de organisator een personeelslid is van de KU Leuven én als de inkomsten / uitgaven van deze activiteiten integraal en uitsluitend verlopen via een krediet of subbankrekening aan de KU Leuven zodat effectief overhead kan worden geïnd. Indien een externe congresorganisator ingeschakeld wordt, die ook instaat voor de inning van de inkomsten, dient een volledig overzicht van de in- en uitgaven te worden voorgelegd op basis waarvan overhead zal geheven worden. Bij gebrek aan deze bewijslast zal het gebruik van de lokalen toch worden aangerekend.

Periodes

De huurprijs is afhankelijk van de periode dat men een lokaal gebruikt :

• Periode 1 (P1) = één periode van ongeveer 4 uur (voor- of namiddag of avond)
• Periode 2 (P2) = twee periodes (voor- en namiddag of namiddag en avond)
• Periode 3 (P3) = drie periodes of een volledige dag- en avondactiviteit
• Koffiepauze (Kp)= een periode van 1 uur met inbegrip van het klaarzetten en ophalen van materiaal