U bent hier: Home / Doctoraatsreglement / Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven

Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven

Kaderreglement

Kaderreglement
Doelgroep: personeelsleden KU Leuven, studenten
Contact: An Jansen

Vooraf

§1. Communicatie met eventuele juridische draagwijdte dient schriftelijk (bij voorkeur via e-mail) te gebeuren. De communicatie met de doctoraatsombuds kan indien gewenst mondeling verlopen.

§2. De commissies waarvan sprake beslissen in principe collegiaal. Indien geen collegiale beslissing kan worden genomen, wordt er gestemd bij meerderheid. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

Top

Onderafdeling 1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Reikwijdte

§1. Dit reglement regelt de algemene vereisten tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven. De volgende onderwerpen worden behandeld: (1) inleidende bepalingen, (2) doctoraatsschool en doctoraatscommissie, (3) toelating en inschrijving, (4) begeleiding en voortgang, (5) doctoraatsopleiding, (6) doctoraatsproefschrift en openbare verdediging, (7) gezamenlijk diploma en dubbeldiploma, en (8) doctoraatsombuds, beroepsprocedure en tuchtreglement.

§2. Binnen het raamwerk van dit algemene reglement kunnen de groepsbesturen op advies van de respectieve doctoraatsscholen aanvullende reglementen opstellen. Een aanvullend reglement legt meer specifieke bepalingen (hierna ‘Bijzonderheden’ genoemd) vast voor een bepaalde groep of faculteit. De ‘Bijzonderheden’ zijn aanvullingen ten aanzien van de algemene bepalingen maar mogen in geen geval tegenstrijdig zijn. Het groepsbestuur legt een aanvullend reglement voor aan het Gemeenschappelijk Bureau om vervolgens door de Academische Raad bekrachtigd te worden.

Artikel 2. Concept

De voorbereiding van een doctoraatsproefschrift en de doctoraatsopleiding aan de KU Leuven hebben als doel om een onderzoeker te vormen die op een zelfstandige wijze een bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling van wetenschappelijke kennis. Het proefschrift moet blijk geven van het vermogen tot de creatie van nieuwe wetenschappelijke kennis op grond van zelfstandig wetenschappelijk onderzoek.

De leerresultaten in de doctoraatsvoorbereiding, leidend tot de graad van doctor, zijn vastgelegd in de Codex Hoger Onderwijs Art.II.141 5°:

  1. “het systematisch begrijpen van een vakgebied en het beheersen van de vaardigheden en methodieken van onderzoek in dat vakgebied,
  2. de bekwaamheid om met de geëigende integriteit van een onderzoeker een omvangrijk onderzoeksproces te ontwerpen, ontwikkelen, uit te voeren en aan te passen,
  3. het door origineel onderzoek leveren van een bijdrage aan verlegging van de grenzen van kennis door een omvangrijke hoeveelheid werk, waarvan een deel een nationaal of internationaal beoordeelde publicatie verdient,
  4. het in staat zijn tot kritische analyse, evaluatie en synthese van nieuwe en complexe ideeën,
  5. het kunnen communiceren met vakgenoten en de bredere wetenschappelijke gemeenschap nationaal en internationaal en de samenleving als geheel over het terrein waarop men deskundig is,
  6. een vernieuwende bijdrage leveren binnen de academische en professionele context, wat leidt tot technologische, sociale of culturele vooruitgang in een kennissamenleving.”
Artikel 3. Doctorandus/a

Van de doctorandus/a wordt verwacht:

  1. het verrichten van origineel en wetenschappelijk onderzoek onder begeleiding van een promotor en eventueel één of meerdere copromotoren (zie Onderafdeling 4).
  2. het succesvol voltooien van een doctoraatsopleiding (zie Onderafdeling 5) met als doel (i) de kennis van de doctorandus/a te verruimen en te verdiepen binnen het onderzoeksdomein en (ii) het verwerven van uiteenlopende competenties die de kwaliteit en de efficiëntie van het doctoraatsonderzoek bevorderen en bevorderlijk zijn voor de professionele loopbaan van de doctorandus/a na het behalen van de graad van doctor, binnen of buiten de universiteit.
  3. het schrijven en succesvol openbaar verdedigen van een proefschrift (zie Onderafdeling 6).
  4. het naleven van de regels van de wetenschappelijke integriteit (zie Onderafdeling 5).
  5. het naleven van de algemene bepalingen vastgelegd in dit reglement en haar ‘Bijzonderheden’ (zie art 1. §2).

Top

Onderafdeling 2. Doctoraatsschool en doctoraatscommissie

Artikel 4. Doctoraatsschool

Elk groepsbestuur richt op het niveau van de groep een doctoraatsschool op.

De doctoraatsschool heeft de volgende taken:

  1. het aantrekken van onderzoekstalent,
  2. de organisatie en de kwaliteitsbewaking van de doctoraatsopleiding in samenwerking met de doctoraatscommissies (zie Onderafdeling 5),
  3. het bewaken van de doctoraatsefficiëntie,
  4. het afsluiten van samenwerkingsovereenkomsten in het kader van gezamenlijke diploma’s en dubbeldiploma’s (zie art. 21),
  5. het opvolgen van de werkzaamheden van de doctoraatsombudsen (zie art. 22),
  6. het vergroten van de zichtbaarheid en de herkenbaarheid van het doctoraatsonderzoek aan de KU Leuven.
Artikel 5. Doctoraatscommissie

Het groepsbestuur of het faculteitsbestuur stelt op het niveau van elke faculteit een doctoraatscommissie samen. De doctoraatscommissie bestaat uit leden van het zelfstandig academisch personeel en vertegenwoordigers van de doctorandi/ae. De samenstelling moet representatief zijn voor de verschillende onderzoeksdomeinen binnen de faculteit.

De doctoraatscommissie heeft de volgende taken:

  1. de toelating geven om zich in te schrijven als doctoraatsstudent (zie art. 6 en art. 8),
  2. de toelating geven om zich in te schrijven als predoctorandus/a, het bepalen van de inhoud en omvang van de predoctorale proef, en het oordelen over het slagen voor de predoctorale proef (zie art. 7),
  3. het goedkeuren van de samenstelling van de begeleidingscommissie (zie art. 12) en het adviseren over de samenstelling van de examencommissie (zie art. 17),
  4. het opvolgen van de voortgangsrapportering (zie art. 13),
  5. de beslissing dat de doctoraatsopleiding met succes werd voltooid (zie Onderafdeling 5),
  6. de toelating geven om een proefschrift in samenwerking op te starten (zie art. 21),
  7. het kennis nemen van het geanonimiseerd verslag van de doctoraatsombuds (zie art. 22).

Top

Onderafdeling 3. Toelating en inschrijving

Artikel 6. Toelatingsvoorwaarden

De kandidaat vraagt samen met de toekomstige promotor (zie art. 11) de toelating aan de doctoraatscommissie om zich in te schrijven als doctoraatsstudent. De kandidaat dient te voldoen aan volgende voorwaarden:

  • Hetzij (1) houder zijn van een voor het doctoraatsonderzoek relevant Vlaams Masterdiploma of een equivalent diploma hoger onderwijs, én hierbij ofwel minstens de graad van onderscheiding hebben behaald, ofwel zich onderscheiden hebben via kwaliteitsvolle wetenschappelijke publicaties of ontwerpmatige prestaties,
  • Hetzij (2) geslaagd zijn met de graad van onderscheiding in de predoctorale proef (zie art. 7).

De kandidaat dient daarnaast de forumtaal van het vakgebied voldoende te beheersen om actief in het onderzoek te kunnen participeren.

Artikel 7. Predoctorale periode en predoctorale proef

Een kandidaat kan worden uitgenodigd voor een predoctorale proef wanneer er onvoldoende bewijs is van de relevante academische en professionele geschiktheid en/of voorkennis, en het behalen van bijkomende kwalificaties noodzakelijk geacht wordt vooraleer de doctoraatsopleiding en het doctoraatsonderzoek kunnen aangevat worden.

§1. De predoctorale proef peilt naar de geschiktheid van de kandidaat voor het behalen van de graad van doctor. De predoctorale proef wordt afgelegd na een predoctorale periode waarin de kandidaat zich verder kan bekwamen door het volgen van specifieke opleidingsonderdelen, en het uitwerken van een onderzoeksproject. De doctoraatscommissie beslist over de inhoud en omvang van de predoctorale periode en de predoctorale proef.

§2. Tijdens de predoctorale periode schrijven kandidaten zich verplicht in als predoctorandus/a.

§3. Voor kandidaten uit EER-landen (Europese Economische Ruimte) duurt de predoctorale periode maximaal één jaar. Voor kandidaten uit niet-EER-landen duurt de predoctorale periode maximaal twee jaar.

§4. De predoctorale periode eindigt met het afleggen van de predoctorale proef. De doctoraatscommissie oordeelt over het slagen voor de predoctorale proef. Kandidaten die met de graad van onderscheiding slagen voor de predoctorale proef worden toegelaten om zich in te schrijven als doctoraatsstudent. Kandidaten die niet met de graad van onderscheiding slagen voor de predoctorale proef kunnen een attest van ‘onderzoekspecialisatie’ krijgen voor de opleidingsonderdelen die met succes werden voltooid.

Artikel 8. Inschrijving

De doctorandus/a is verplicht zich jaarlijks in te schrijven. De eerste inschrijving gebeurt zodra de doctoraatscommissie de toelating heeft gegeven (zie art. 6)[1]. Een doctorandus/a die is aangesteld met een doctoraatsbeurs of een assistentenmandaat met doctoraatsfinaliteit, schrijft zich in ten laatste op de dag dat de beurs of het mandaat van start gaat.

De doctorandus/a schrijft zich in voor:

  1. de doctoraatsopleiding: bij de start van het doctoraatsonderzoek en daarna jaarlijks bij de start van het academiejaar tot dat de doctoraatsopleiding is afgerond,
  2. het doctoraat: nadat de doctoraatsopleiding is afgerond en daarna jaarlijks bij de start van het academiejaar, of indien de doctorandus/a wordt vrijgesteld van de doctoraatsopleiding,
  3. het doctoraat met verdediging: in het academiejaar waarin het proefschrift wordt verdedigd.

De doctorandus/a betaalt studiegeld bij de eerste inschrijving en in het academiejaar waarin de graad van doctor wordt behaald. In de tussenperiode is de inschrijving kosteloos. Het aantal inschrijvingen is beperkt tot zeven, vanaf de achtste inschrijving is jaarlijks een toelating vereist van de doctoraatscommissie. Voor niet-EER studenten is er bovendien vanaf de vijfde inschrijving jaarlijks een toelating vereist van de International Admissions and Mobility Unit.

Artikel 9. Aanvang van de doctorale periode

De doctorale periode neemt een aanvang vanaf het begin van de doctoraatsbeurs of het assistentenmandaat met doctoraatsfinaliteit, en voor anderen geldt als aanvangsdatum de datum van de eerste inschrijving (zie art. 8).

Artikel 10. Duur van de doctorale periode

Een doctorandus/a met een voltijdse onderzoeksopdracht behaalt de graad van doctor in principe binnen een termijn van vier jaar.

Top

Onderafdeling 4. Begeleiding en voortgang

Artikel 11. Promotor en copromotoren

§1. De promotor behoort tot het zelfstandig academisch personeel (ZAP) van de KU Leuven en is verbonden aan de faculteit waarbinnen de graad van doctor wordt uitgereikt. Een gemotiveerde uitzondering kan door de promotor worden aangevraagd bij de betrokken groepsbesturen. Een uitzondering kan ad hoc worden bekomen (van toepassing op één doctorandus/a) of structureel voor een bepaalde termijn beperkt in de tijd (van toepassing op meerdere doctorandi/ae van dezelfde promotor). Verder is van toepassing:

  1. ZAP leden met tijdelijke aanstellingen kunnen promotor zijn indien de vermoedelijke duur van hun aanstelling minstens vier jaar bedraagt bij de aanvang van de doctorale periode,
  2. tenure track ZAP worden gelijkgesteld met vast ZAP en kunnen dus promotor zijn,
  3. personen met de titel ‘bijzonder gastdocent in de kunsten’ kunnen optreden als promotor van doctorandi/ae in de kunsten,
  4. voor emeriti gelden de modaliteiten voor het promotorschap zoals omschreven in het emeritibeleid van de KU Leuven,
  5. als een promotor tijdens de doctorale periode de KU Leuven verlaat, wordt er een nieuwe promotor aangesteld.

§2. Naast de promotor kunnen één of meerdere copromotoren worden aangeduid. Copromotoren hebben in principe de graad van doctor. Hierop kan de doctoraatscommissie een uitzondering toestaan op basis van specifieke competenties.

§3. De promotor en de eventuele copromotoren zijn samen verantwoordelijk voor de inhoudelijke opvolging van het doctoraatsproject. Elk afzonderlijk onderschrijft bijgevolg het charter van de doctorandus/a en de promotor. De promotor fungeert als aanspreekpunt, draagt de eindverantwoordelijkheid voor het doctoraatsproject en coördineert het promotorenteam.

Artikel 12. Begeleidingscommissie

De doctoraatscommissie stelt voor elke doctorandus/a uiterlijk één maand voor de eerste voortgangsrapportering (zie art. 13) een begeleidingscommissie aan. De begeleidingscommissie bestaat uit de promotor, de eventuele copromotoren en minstens twee andere leden. De doctoraatscommissie waakt er over dat de samenstelling van de begeleidingscommissie voldoende divers is, en dat niet alle leden tot dezelfde onderzoeksgroep behoren. De samenstelling kan tijdens de doctorale periode worden gewijzigd.

De opdracht van de begeleidingscommissie bestaat uit de opvolging van de voortgang van het doctoraatsonderzoek door middel van het evalueren van de jaarlijkse voortgangsrapportering (zie art. 13). De doctorandus/a of de promotor kunnen daarnaast op de leden van de begeleidingscommissie beroep doen voor bijkomende besprekingen.

Artikel 13. Voortgangsrapportering

De eerste voortgangsrapportering vindt plaats uiterlijk één jaar na de aanvang van de doctorale periode en bestaat uit een mondelinge of schriftelijke voorstelling van het verrichte en nog geplande onderzoek. Het resultaat bepaalt of de doctoraatsopleiding en de voorbereiding van het proefschrift kunnen worden verdergezet of niet. De evaluatie gebeurt aan de hand van twee criteria: (1) de voortgang van het doctoraatsonderzoek, en (2) de vordering in academische bekwaamheid en onderzoeksmaturiteit van de doctorandus/a.

Vervolgens rapporteert de doctorandus/a minstens jaarlijks over de voortgang van het doctoraatsonderzoek, en daarnaast - indien dit vereist is - voor de aanvraag of verlenging van een beurs of mandaat.

Elk voortgangsrapport wordt gevalideerd door de promotor en de eventuele copromotoren, en geëvalueerd door de overige leden van de begeleidingscommissie. Het resultaat wordt gemotiveerd en schriftelijk vastgelegd, en overgemaakt aan de doctorandus/a en de doctoraatscommissie.

Top

Onderafdeling 5. Doctoraatsopleiding

Artikel 14. Doctoraatsopleiding

§1. De doctoraatsopleiding is verplicht en dient succesvol te worden afgerond vooraleer de doctorandus/a de toelating krijgt om het proefschrift in te dienen en openbaar te verdedigen.

§2. De doctoraatsopleiding bestaat uit een truncus communis (zie art. 15) en een aanvullend gedeelte (zie art. 16). De doctorandus/a kan de doctoraatsopleiding pas voltooien indien aan de elementen van de truncus communis voldaan is. De doctoraatscommissie kan op individuele basis een (gedeeltelijke) vrijstelling van de doctoraatsopleiding verlenen of een vervangende opdracht opleggen, op basis van een gemotiveerde aanvraag van de doctorandus/a en in overleg met de promotor. Indien het doctoraatsonderzoek multi- en/of interdisciplinair is, kan de doctoraatscommissie toestaan dat elementen uit de truncus communis (zie art. 15) vervangen worden door opleidingsonderdelen uit een andere doctoraatsopleiding, en dit op basis van een gemotiveerde aanvraag van de doctorandus/a en in overleg met de promotor. 

§3. De doctorandus/a rapporteert aan de doctoraatscommissie over de vorderingen binnen zijn/haar doctoraatsopleiding. Op basis van deze rapportering beslist de doctoraatscommissie of de doctorandus/a de doctoraatsopleiding voltooid heeft.

Artikel 15. Inhoud van de truncus communis

De truncus communis bestaat ten minste uit volgende elementen:

  1. het schrijven van ten minste één wetenschappelijke publicatie op internationaal niveau of een gelijkwaardige realisatie op internationaal niveau. Onder een publicatie op internationaal niveau wordt verstaan: een gereviewde bijdrage (tijdschriftartikel, bijdrage in een boek, conferentieproceeding, octrooi, ontwerp) over het eigen onderzoek en geschreven in de forumtaal van het vakgebied. De bijdrage is gericht op een internationaal publiek. Om de doctoraatsopleiding succesvol te kunnen afronden, moet de bijdrage  gepubliceerd zijn of aanvaard zijn voor publicatie,
  2. het geven van ten minste twee seminaries, hetzij over het eigen doctoraatsonderzoek, hetzij over een meer algemeen thema,
  3. het geven van ten minste één mondelinge of poster presentatie op een internationaal wetenschappelijk congres,
  4. het volgen van ten minste één seminariereeks of opleidingsonderdeel specifiek georganiseerd voor doctorandi/ae,
  5. het volgen van het opleidingsonderdeel ‘Scientific integrity for starting PhDs’ tijdens het eerste jaar van de doctoraatsopleiding. Het volgen van het opleidingsonderdeel ‘Scientific Integrity for starting PhD’s’ is verplicht voor doctorandi/ae waarvan de doctorale periode van start ging tijdens of na het academiejaar 2014-2015.
  6. het rapporteren over de voortgang van het doctoraatsonderzoek zoals gespecificeerd in art. 13.

De groepsbesturen kunnen in hun Bijzonderheden (zie art. 1 §2) meer specifieke bepalingen of bijkomende onderdelen aan de truncus communis toevoegen.

Artikel 16. Inhoud van het aanvullend gedeelte

Het aanvullend gedeelte bestaat uit bijkomende activiteiten en vorming die de doctorandus/a volgt in functie van het doctoraatsonderzoek en/of als voorbereiding op het professioneel functioneren binnen of buiten de universiteit. De doctorandus/a is de eindverantwoordelijke voor het aanvullende gedeelte. Het aanvullende gedeelte mag niet strijdig zijn met het statuut van de doctorandus/a en mag niet hinderlijk zijn voor de voortgang en de kwaliteit van het doctoraatsonderzoek.

Top

Onderafdeling 6. Proefschrift en openbare verdediging

Artikel 17. Examencommissie

De rector stelt op voorstel van de doctoraatscommissie voor elke doctorandus/a een examencommissie samen. De voorzitter van de examencommissie behoort tot het ZAP van de KU Leuven en is verbonden aan de faculteit die de graad van doctor zal uitreiken. De voorzitter behoort evenwel niet tot dezelfde onderzoeksgroep als de promotor en de doctorandus/a, en maakt geen deel uit van de begeleidingscommissie. De voorzitter treedt niet op als directe evaluator en enkel bij staking van stemmen neemt de voorzitter de beslissing. Ten minste één lid van de examencommissie behoort niet tot de KU Leuven.

De opdracht van de examencommissie bestaat er in om:

  1. het proefschrift te beoordelen (zie art. 19),
  2. deel te nemen aan de openbare verdediging (zie art. 20),
  3. te beslissen over de toekenning van de graad van doctor na afloop van de openbare verdediging (zie art. 20).
Artikel 18. Proefschrift

Het proefschrift is een examenstuk dat de examencommissie moet toelaten om de kwaliteit van het doctoraatsonderzoek te beoordelen.

Het reglement inzake auteursrechten op doctoraatsverhandelingen moet worden nageleefd. Het reglement betreffende intellectuele rechten op onderzoeksresultaten inclusief eigendomsrechten is van toepassing, en niet-bezoldigde doctorandi/ae moeten indien de resultaten van het doctoraatsonderzoek beschermd moeten worden bij aanvang van hun doctoraatsonderzoek een schriftelijke overeenkomst afsluiten zoals bedoeld in dit reglement.

Artikel 19. Beoordeling van het proefschrift

Op basis van het proefschrift kan de examencommissie volgende beslissingen nemen:

  1. het proefschrift wordt goedgekeurd, eventueel mits beperkte aanpassingen: de doctorandus/a krijgt toelating tot het publiceren van het proefschrift en tot de openbare verdediging,
  2. het proefschrift wordt onder voorbehoud goedgekeurd: de doctorandus/a dient het proefschrift te wijzigen rekening houdende met de opmerkingen van de examencommissie en bezorgt de aangepaste versie aan de examencommissie voor definitieve goedkeuring,
  3. het proefschrift wordt niet goedgekeurd: de doctorandus/a kan een nieuw of grondig aangepast proefschrift indienen voor beoordeling door de examencommissie volgens bovenstaande procedure. Indien het proefschrift ook na de tweede beoordeling niet wordt goedgekeurd, kan het definitief afgewezen worden.
Artikel 20. Openbare verdediging

Tijdens de openbare verdediging geeft de doctorandus/a een beknopte presentatie over het voorliggende proefschrift. Daarna volgt een discussie met de leden van de examencommissie. Tenslotte wordt aan het publiek de kans geboden om vragen te stellen.

De examencommissie beraadslaagt onmiddellijk na de openbare zitting en beslist of de doctorandus/a al dan niet de graad van doctor wordt toegekend. Een proces-verbaal wordt opgesteld en door alle aanwezige leden van de examencommissie ondertekend. De uitslag wordt onmiddellijk na deliberatie in openbare zitting bekend gemaakt.

Top

Onderafdeling 7. Gezamenlijk diploma en dubbeldiploma

Artikel 21. Gezamenlijk diploma en dubbeldiploma

Indien de doctorandus/a het proefschrift voorbereidt in samenwerking met (een) andere binnenlandse of buitenlandse instelling(en) kan de KU Leuven samen met deze instelling(en) een gezamenlijk diploma of een dubbeldiploma van de graad van doctor uitreiken.

§1. Een gezamenlijk diploma of dubbeldiploma kan worden uitgereikt indien de samenwerking minimaal voldoet aan volgende voorwaarden:

  1. de doctorandus/a verricht in het kader van het proefschrift ten minste zes maanden onderzoek aan de KU Leuven en ten minste zes maanden onderzoek aan de andere instelling,
  2. er wordt per instelling één persoon als promotor (zie art. 11) aangeduid,
  3. de openbare verdediging van het proefschrift (zie art. 20) vindt plaats ten overstaan van een jury waarin, naast de promotoren, ten minste één professor van de betrokken instellingen zetelt.

§2. Indien de betrokken instellingen akkoord gaan wordt één instelling aangeduid als hoofdinstelling en de andere(n) als partnerinstelling. De hoofdinstelling fungeert als aanspreekpunt voor de doctorandus.

  1. Indien de KU Leuven wordt aangeduid als hoofdinstelling, volgt de doctorandus/a de algemene bepalingen vastgelegd in dit reglement en haar ‘Bijzonderheden’.
  2. Indien de KU Leuven wordt aangeduid als partnerinstelling, volgt de doctorandus/a met betrekking tot de begeleiding (zie art. 12), de voortgangsrapportering (zie art. 13), de doctoraatsopleiding (zie Onderafdeling 5) en het proefschrift en de openbare verdediging (zie Onderafdeling 6) de reglementen en richtlijnen van de andere instelling. De doctoraatscommissie gaat vooraf na of de doctoraatsopleiding aan deze instelling aan de nodige kwaliteitsvereisten voldoet. De doctoraatscommissie kan bovendien bijkomende vereisten aan de doctorandus/a opleggen. De andere algemene bepalingen vastgelegd in dit reglement en haar ‘Bijzonderheden’ blijven onverminderd van toepassing.

Indien de betrokken instellingen niet akkoord gaat om één instelling als hoofdinstelling aan te duiden, bepaalt de doctoraatscommissie aan welke instelling de doctorandus/a de reglementen en richtlijnen volgt met betrekking tot de begeleiding (zie art. 12), de voortgangsrapportering (zie art. 13), de doctoraatsopleiding (zie Onderafdeling 5) en het proefschrift en de openbare verdediging (zie Onderafdeling 6). De andere algemene bepalingen vastgelegd in dit reglement en haar ‘Bijzonderheden’ blijven onverminderd van toepassing.

§3. De doctorandus/a vraagt samen met de (toekomstige) promotor de toelating aan de doctoraatscommissie om een proefschrift in samenwerking voor te bereiden. Dit gebeurt in principe gelijktijdig met de aanvraag tot toelating om zich in te schrijven als doctoraatsstudent (zie art. 6), of anders uiterlijk één jaar na aanvang van de doctorale periode (zie art. 9).

§4. De voorwaarden waaronder de samenwerking plaatsvindt worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst tussen de KU Leuven, de andere instelling en de doctorandus/a. De onderhandelingen over de samenwerkingsovereenkomst worden gecoördineerd door de betrokken doctoraatsschool.

§5. De aanvraagprocedure en de voorwaarden waaraan de samenwerking moet voldoen worden verder verduidelijkt in de praktische richtlijnen met betrekking tot het behalen van een gezamenlijk diploma of dubbeldiploma van de graad van doctor aan de KU Leuven.

Top

Onderafdeling 8. Doctoraatsombuds, beroepsprocedure en tuchtreglement

Artikel 22. Doctoraatsombuds

Het groepsbestuur stelt per faculteit of per groep een doctoraatsombuds aan voor geschillen en problemen in verband met het doctoraatsproces. De doctoraatsombuds behoort tot het ZAP van de KU Leuven, inclusief emeriti met opdracht. De doctoraatsombuds maakt geen deel uit van de Inrichtende Overheid en de bestuursorganen zoals gedefinieerd in het organiek reglement van de KU Leuven. Indien de doctoraatsombuds betrokken partij is, wendt men zich tot de doctoraatsombuds van een andere faculteit of groep.

Indien de relatie tussen de doctorandus/a en de promotor of copromotor(en) verstoord is, dan kan iedere betrokkene de doctoraatsombuds inlichten. De doctoraatsombuds zal helpen bij het ​​oplossen van eventuele misverstanden, bemiddelen tussen de betrokkenen en helpen zoeken naar een oplossing die aanvaardbaar is voor alle betrokkenen.

Soms is het niet mogelijk om via bemiddeling een oplossing te vinden voor een conflict. In deze gevallen stelt de doctoraatsombuds een verslag op dat wordt voorgelegd aan de betrokken decaan, departementsvoorzitter, coördinator onderzoek van de groep, directeur van de betrokken doctoraatschool en de voorzitter van de bevoegde doctoraatscommissie die, na de betrokkenen te hebben gehoord, een bindende beslissing nemen. Tegen deze beslissing is geen verder intern beroep mogelijk.

Alle personen die in de (bemiddelings)procedure betrokken zijn, zijn verplicht tot discretie. Dit betekent dat, op eender welk ogenblik in de procedure, enkel die personen ingelicht worden die rechtstreeks bij de procedure betrokken zijn. De doctoraatsombuds bezorgt jaarlijks een algemeen en volledig anoniem verslag van zijn/haar werkzaamheden aan de doctoraatscommissie. De doctoraatscommissie bespreekt dit verslag en bezorgt het aan de doctoraatsschool, het groepsbestuur en de vicerector Onderzoeksbeleid.

Artikel 23. Beroepsprocedure

Beroep is volgens de onderstaande procedure mogelijk tegen volgende beslissingen van de doctoraatscommissie en de examencommissie (Codex Hoger Onderwijs Art.I.3 69°):

  1. het stopzetten van de doctoraatsopleiding,
  2. het stopzetten van de voorbereiding van het proefschrift,
  3. het eindresultaat van de publieke verdediging.

Een doctorandus/a die oordeelt dat een beslissing zoals hierboven vermeld zijn/haar rechten schendt, kan intern beroep aantekenen bij de vicerector Studentenbeleid. Daartoe wordt in de mededeling aan de doctorandus/a deze mogelijkheid vermeld. Indien de vicerector Studentenbeleid betrokken partij is, wordt hij/zij vervangen door de vicerector Onderzoeksbeleid.

De doctorandus/a dient het verzoekschrift in per e-mail binnen een vervaltermijn van vijf kalenderdagen die ingaat de dag na de mededeling van de beslissing van de doctoraatscommissie of de examencommissie. In zijn/haar klacht neemt de doctorandus/a ten minste een feitelijke omschrijving op van de ingeroepen bezwaren.

De vicerector Studentenbeleid hoort alle betrokken partijen en in elk geval de doctorandus/a. De interne beroepsprocedure leidt tot:

  1. De gemotiveerde afwijzing van het beroep op grond van onontvankelijkheid of ongegrondheid. Deze beslissing wordt aan de doctorandus/a per e-mail ter kennis gebracht binnen een termijn van vijftien kalenderdagen die ingaat op de dag na deze waarop het intern beroep is ingesteld.
  2. Een nieuwe beslissing van de vicerector Studentenbeleid. De vicerector werkt in overleg met de coördinator Onderzoek van de betreffende groep of het door hem/haar aangeduide ZAP-lid een oplossing uit. Indien niet tot een consensus wordt gekomen, beslist de vicerector autonoom. De nieuwe beslissing moet genomen worden binnen een termijn van vijftien kalenderdagen, die ingaat op de dag na deze waarop het intern beroep is ingesteld bij de vicerector Studentenbeleid en wordt ook binnen die termijn aan de doctorandus/a ter kennis gebracht. Hiervoor wordt het mailadres gebruikt dat door de doctorandus/a werd gehanteerd om zijn/haar beroep in te dienen.

De interne beroepsinstantie kan binnen de termijn waarover ze beschikt aan de doctorandus/a meedelen dat zij uitspraak zal doen op een latere datum. In dat geval gaat de termijn voor extern beroep slechts in de dag na die datum.

Na uitputting van deze interne beroepsmogelijkheid kan de doctorandus/a de dag na de beslissing van de vicerector Studentenbeleid of na het verstrijken van de termijn waarbinnen de vicerector Studentenbeleid een nieuwe beslissing kon nemen, beroep instellen bij de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen conform de Codex Hoger Onderwijs zoals gecodificeerd op 11 oktober 2013.

Bij betwistingen van de doctorandus/a tegen de KU Leuven zijn buiten de Raad voor Studievoortgangsbeslissingen enkel de Leuvense rechtbanken bevoegd.

Artikel 24. Tuchtreglement

Ook voor doctorandi/ae is het tuchtreglement van de KU Leuven van toepassing. De toepassing van het tuchtreglement geldt onverminderd de bepalingen die via het Reglement Academische personeel van toepassing zijn op het AAP. Bij onbetamelijk gedrag kunnen sancties getroffen worden, eventueel leidend tot de stopzetting van de doctoraatsopleiding en de voorbereiding van het proefschrift.

Top


[1] Een kandidaat-doctoraatsbursaal uit een EER-land kan, in afwachting van de toekenning van een IWT‑beurs, gebruik maken van de inschrijving als predoctorandus/a, weliswaar zonder dat een predoctorale proef moet afgelegd worden. Het statuut van predoctoraal student in afwachting van een IWT‑beurs is geen volwaardig studentenstatuut. Het belangrijkste voordeel is dat men verzekerd is door de KU Leuven in deze periode. Indien men inschrijft als schoolverlater bij de VDAB, verkrijgt men kinderbijslag.

De kandidaat-doctoraatsbursaal moet een attest voorleggen waarin de faculteit (1) toelating verleent tot inschrijving en (2) verklaart dat in afwachting van de toekenning van de IWT‑doctoraatsbeurs geen beurs wordt verleend.

Als de IWT‑doctoraatsbeurs wordt toegekend wordt het inschrijvingsgeld dat betaald werd als predoctorandus/a verrekend met het inschrijvingsgeld voor de doctoraatsopleiding.